ORGANIZAR DOCUMENTACION

La Administración produce diariamente un gran volumen de papel, es decir de documentos, sólo tenemos que pensar en una pequeña unidad administrativa formada por un grupo reducido de empleados, estudiar la actividad diaria y de esta manera veremos la cantidad de expedientes, correspondencia, registros, etc. que se tramitan día a día y que al final del año suponen una cantidad de documentación bastante importante que es necesaria controlar, entonces comenzaremos a pensar en archivar como una necesidad. Además, con la introducción de las tecnologías de la información en la gestión de los procesos administrativos, la información se desmaterializa en multitud de bases de datos o registros dispersos. De esta manera, en la actualidad ya se puede hablar de un lado de la organización de los expedientes administrativos en papel y de otro lado de la organización de los documentos electrónicos. El cuerpo fundamental del texto se refiere a la organización de archivos en soporte papel, siguiendo los parámetros establecidos en la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Archivar quiere decir organizar documentos. Se trata de guardar o recoger la documentación clasificada y ordenada según unas normas básicas con el fin de poder encontrar con la mayor facilidad y el menor tiempo todo lo que hemos guardado o archivado. Además de una estrategia de pura lógica para el funcionamiento de la oficina en la que trabajamos, archivar es una obligación establecida por la legislación vigente tanto en el Estado como en las Comunidades Autónomas, concretamente en Castilla-La Mancha por la Ley 19/2002, de 24 de octubre, de Archivos Públicos de Castilla-La Mancha. Por lo tanto, a continuación se enumeran las razones por los que hay que archivar según las leyes en materia de archivos: 1ª. No podemos dejar de repetir que la Administración se define por excelencia por su carácter de servicio público, que sirve con objetividad al interés general; por esta razón, los ciudadanos en sus relaciones con las Administraciones públicas, tienen derecho: - A conocer, en cualquier momento, el estado de tramitación de los procedimientos en los que sean interesados, y obtener copias de los documentos contenidos en ellos… - Al acceso a la información contenida en los archivos y registros según los términos previstos en la Constitución.